Restaurantkette Vapiano: Optimierung des Mitarbeitereinsatzes mit WFM von InVision Software

Vapiano SE, ein international agierendes Unternehmen der Systemgastronomie mit bald 35 Filialen in Deutschland, optimiert künftig den Einsatz von rund 750 Mitarbeitern in den 15 selbstgeführten Restaurants mit der Workforce-Management-Lösung von InVision Software, einem der international führenden Anbieter von Lösungen zum unternehmensweiten Workforce Management (WFM). Die Mitarbeiter werden in den Bereichen Küche, Service, Kasse und Reinigung eingesetzt. Durch die zentrale Steuerung des Workforce Managements für alle 15 Restaurants von Bonn aus, ergänzt durch die dezentrale Feinplanung an den einzelnen Standorten, will Vapiano eine optimale Auslastung, eine exzellente Servicequalität und damit eine hohe Kundenzufriedenheit sicherstellen.

Mirko Silz, Vorstand der Vapiano SE, erläutert, warum die Auswahl auf die Lösung InVision Enterprise WFM gefallen ist: „Wir wollten eine Software, die einen bedarfsorientierten Personaleinsatz ermöglicht – auch unter Einbeziehung von Faktoren wie Wetterbedingungen und Restaurantgröße – und zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet. Die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter bei der möglichen Planung ihrer Freizeit sollte gewährleistet sein. Ebenso wichtig war für uns die Erstellung von Einsatzplänen unter Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen. Nach und nach sollen nun die Filialen unserer Franchise-Nehmer – nach deren Zustimmung - aufgeschaltet werden, um auch dort die Personaleinsatzplanung zu optimieren.“

Mit dem Modul ForecastPro der InVision-Lösung erstellen die Planungsverantwortlichen von Vapiano detaillierte Prognosen für den Personalbedarf auf der Basis historischer Informationen wie Kassentransaktionen und Bestellannahmen, die über eine Schnittstelle aus dem externen Kassensystem in das Workforce-Management-System importiert werden. Mit Hilfe des Moduls AutoScheduler werden dann per Knopfdruck optimierte Einsatzpläne unter Berücksichtigung aller Planungsvorgaben erstellt. Da sowohl sämtliche Qualifikationen der Mitarbeiter als auch rechtliche und unternehmensrelevante Vorgaben im System hinterlegt sind und über eine Schnittstelle die entsprechenden Stamm- und Abrechnungsdaten mit einfließen, werden diese Faktoren bei der Erstellung der Personaleinsatzpläne automatisch berücksichtigt.

„Unsere Software InVision Enterprise WFM entspricht in idealer Weise den Bedürfnissen von Vapiano, da die Arbeitszeiten mit dem tatsächlichen Bedarf in Einklang gebracht werden. Teure Mehrarbeit wird somit reduziert und der Umsatz gesteigert“, so Peter Bollenbeck, CEO von InVision Software. „Mit Hilfe von Prognosen der zu erwartenden Kundenfrequenzen stellt unsere Lösung sicher, dass ausreichend Personal genau dann zur Verfügung steht, wenn die Kunden in die Vapiano-Restaurants kommen. Dadurch werden die Wartezeiten für die Kunden minimiert und die Servicequalität gesteigert.“

Der Start des Pilot-Projektes ist für Januar geplant und das Rollout soll bis zur Mitte des Jahres umgesetzt werden.