Mehr Planungskomfort mit InVision SPS R4.2

Mit dem Release 4.2 des Staff Planning System (SPS) wird Personaleinsatzplanung noch effizienter und übersichtlicher. Neue Module und zahlreiche Modifikationen sorgen für ein erhöhtes Maß an Planungsgenauigkeit und Bedienungskomfort.

Mit Prophet präsentiert InVision die webbasierte Umsetzung und Weiterentwicklung von ForecastPro, dem Prognose-Modul des SPS. Um die Umstellung zu erleichtern, enthält Release 4.2 beide Forecast-Werkzeuge, die sowohl separat als auch parallel benutzt werden können. Durch seine Oberfläche und neue Features ist der Prophet bedienungsfreundlicher und übersichtlicher als sein Vorgänger. Er umfasst die Menüpunkte Prognosekalender, Typische Tageskurve, Typische Wochenkurve und Forecast. Bei der Prognose kann der Planer alle relevanten Daten im Control-Center jederzeit online kontrollieren und verändern. In diesem Dialogfenster werden historische und prognostizierte Daten sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt. Zur einfachen Bearbeitung der Kurvenwerte stehen je ein Tabellen-, ein Diagramm- und ein Bearbeitungsfenster mit Schiebereglern zur Verfügung. Mit diesen Reglern können der Einfluss historischer Daten und die Gewichtung der für die Prognose relevanten Parameter justiert und in Szenarien evaluiert werden. Hierdurch werden optimale weil exakte Prognose-Ergebnisse erzielt. Prophet unterstützt den Planungsprozess genau dort, wo große Datenmengen für den Forecast kontrolliert und aufbereitet werden müssen. Gleichzeitig bietet das Modul dem Kapazitätsplaner durch Online-Visualisierung und Kontrollwerkzeuge die Möglichkeit, seine Erfahrung in die Prognosen einzubringen und somit deren Genauigkeit zu erhöhen.

Ebenfalls neu in der Version 4.2 ist eine Anwendung zur Verwaltung von Arbeitsplätzen, der Desk Manager. In diesem Modul können Arbeitsplätze jeglicher Art (Büros, Schreibtische, Transportmittel, Kassen etc.) angelegt und einem Mitarbeiter beziehungsweise einer Schicht zugewiesen werden. Dadurch wird bei der Schichtplanung verhindert, dass Plätze doppelt belegt werden oder in einer Schicht für bestimmte Aktivitäten ungeeignete Arbeitsplätze zugewiesen werden. Auf Wunsch bietet InVision den Desk Manager mit Joboptimierung. Unter Einbeziehung von Eigenschaften, Präferenzen, Schichten, Tätigkeiten und Arbeitsrichtlinien organisiert der Desk Manager die Nutzung von Arbeitsplatzressourcen und Standorten wie Büros oder Transportmitteln. Der Fokus liegt hierbei auf der optimalen Auslastung von Arbeitsplätzen und vorhandenen Ressourcen bei bestmöglicher Erfüllung von Mitarbeiterpräferenzen.

Die Infothek, das Modul zur Integration von Mitarbeitern in die Planung, wurde in der Version 4.2 um entscheidende Features erweitert. Mit der Schichttauschbörse hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Schichten mit Kollegen zu tauschen. Der Tausch kann - je nach Einstellung - entweder sofort durchgeführt werden oder muss durch den Personalplaner bestätigt werden. Durch die Tauschbörse wird die Schichtverteilung noch mitarbeiterfreundlicher, da Arbeitszeit-Änderungswünsche der Angestellten schnell und unkompliziert umgesetzt werden. Zudem können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibler einteilen und besser ihren Präferenzen anpassen. Auf Kundenwunsch hin wurden zwei neue Reports entwickelt: Der “Wochenplan” informiert über jeden Berichtstag einer Woche mit den entsprechend zugeordneten Aktivitäten (bezahlte und unbezahlte), Schichten und der sich daraus ergebenden Wochenarbeitszeit. Hier werden die Daten aus der Ebene Plan des Schicht Centers abgebildet. Die “Jahresübersicht” zeigt sämtliche Urlaube und Abwesenheiten innerhalb eines ausgewählten Jahres an. Alle Reports gibt es in HTML- oder PDF-Format und sie können per E-Mail verschickt werden. Der Infothek-Kalender zeigt wahlweise Tagesmodelle oder Aktivitäten an. Tagesmodelle werden zur besseren Übersicht mit ihrer Bezeichnung in der Statuszeile abgebildet. In der Titelzeile des Kalenders wird nun automatisch der Name des angemeldeten Benutzers angezeigt. Analog zum Schicht Center zeigt die Infothek jetzt auch, ob eine Schicht über- oder unterdeckt ist. Hierzu kann derselbe Farbverlauf gewählt werden, so dass die optische Übereinstimmung zwischen den Modulen den Überblick über nicht optimal besetzte Schichten vereinfacht. Neben Zeitkonten, welche die Differenzen zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und der vertraglichen Sollarbeitszeit angeben, sind nun auch Richtzeitkonten in der Infothek abgebildet. Somit hat jeder Mitarbeiter eine Orientierung darüber, für wie viele Stunden er sich idealerweise in der jeweiligen Planperiode anmelden soll.

Schließlich lassen sich in der neuen Softwareversion jeweils eigene Planungsregelsätze für Verlosung und Zuteilung definieren. Hierdurch kann zum Beispiel erreicht werden, dass Mitarbeiter auf ausdrücklichen Wunsch Schichten zugelost bekommen können, die ihren Verfügbarkeitsrahmen verletzen. Diese Schichten können ihnen aber nicht ohne ihr Einverständnis zugeteilt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, mit Hilfe des InVision Development Toolkit individuelle Verlosungs- und Zuteilungsskripte zu entwickeln, die spezifischen Planungsanforderungen und Kundenbedürfnissen entsprechen